arhivsko_slika

Logo-GordSys_1.1_827x472_1

Document Management

   
      
СЛИКИ      |      ВИДЕО ПРЕЗЕНТАЦИЈА         ЦЕНИ / ФУНКЦИИ        

Модулот  "Електронска Архива" е дел од софтверското решение Бизнис Навигатор. Овој Модул нуди нов концепт за архивско работење согласно законската регулатива. 

Електронската архива е изработена според законот и упатството (изработени и одобрени од страна на Државниот Архив на Р. Македонија) кои го пропишуваат начинот и техниката за постапување со архивскиот и документарниот материјал во канцелариското и архивското работење.

Според пропишаната законска регулатива, овој модул вклучува електронска писарница каде што се заведуваат сите влезни и излезни документи кои треба да бидат заверени во архива.

За автоматизирање и поедноставување на работењето со решението, изработени се 8 шифрарници, од кои првите 4 (A-D) се веќе пополнети според законската регулатива, додека останатите (E-H) се пополнети по наш предлог, и достапни ви се за промeна според вашите потреби:

  1. План на архивски знаци
  2. Архивски материјал (според закон)
  3. Документарен материјал (според закон)
  4. Деловодник (според закон)
  5. Организациона единица (може да се менува според потребите)
  6. Ниво на тајност (може да се менува според потребите)
  7. Вид на документ (може да се менува според потребите)
  8. Партнери (може да се менува според потребите)

Во електронската писарница се вклучени законски пропишаните операции: поврзување на документи, развод, реверс, попис на крај на година како и попис и отпис односно уништување на документи.

Овој електронски деловодник овозможува водење на еден или повеќе деловодници во зависност од структурата на вашата компанија.

Со избор на деловодник, архивски знак и подзнак од шифрарникот, автоматски се генерира основен број за документот или подброј доколку изберете дека документот е поврзан со претходно внесен документ.

Особено поволна функционалност на решението е што од заверените документи во електронската писарница автоматски се генерираат и следните регистри (книги):

  • Книга на места
  • Книга за пошта
  • Интерна доставна книга

Ова се книгите кои се законски пропишани да се водат кога документите се испратени по пошта или се дадени на користење на друга организациска единица како што е случајот со евидентирањето на заверените документи во интерната доставна книга.

Функционирањето и внесот во електронската писарница е едноставен, тој започнува со отворање на нов деловодник на 1-Јануари во тековната година, а завршува со затворање на деловодникот на 31-Декември (со генерирање на последниот основен број за таа година и вкупниот број на заверени документи за тековната година). Регулативата за архивско работење е целосно и ефикасно имплементирана во решението и на корисницитеим обезбедуваат сигурност дека постапиле според законските прописи.

Дополнителни вградени функционалности:

  • Напредно пребарување по текст/нумерички знаци
  • Линкување со скенирани документи
  • Статус на документот (за потреби на внатрешна контрола)
  • Автоматски потсетник за уништување на документи (генериран според дефиниран рок на чување на документи)
  • Автоматско генерирање на извештаи во временски период (Деловодник, Книга на место, Пошта, Интерна доставна книга, Попис и отпис)

Интеграција со постоечки софтверски решенија (ERP, CRM и други решенија)

На барање на корисникот, нашиот тим може да реализира интеграција со ваше постоечко решение каде веќе имате внесено ваши документи (на пример фактури), партнери и други податоци кои се релевантни и важни за вашата компанија. Со ова се избегнува повторен внес на истите податоци и ви заштедува време. Кај секој клиент, се прави детална анализа на можностите за интеграција, а потоа се предлага реализација на најсоодветен пристап во дадениот случај.

Имплементација

Решението може да се имплементира како услуга во облак (Cloud service), или како софтверска лиценца за локално инсталирање на опрема кај корисникот.

Услугата во облак (Cloud service) е всушност хостинг услуга. Решението е инсталирано во дата центар, на опрема на испорачателот на услугата (ГОРД Системи Сервиси). Корисникот добива брз и доверлив пристап до решението од било која локација со Интернет приклучок. Освен PC работна станица со инсталиран Интернет пребарувач (IE, Firefox, Chrome) на било која платформа (Windows, iOS, Linux), не е потребна дополнителна опрема или софтвер за користење на решението.

Услугата во облак (Cloud service) му обезбедува на корисникот безбеден и доверлив достап до апликативното решение и базата на податоци без дополнителни инвестиции во решенија за заштита од вируси и други безбедносни предизвици.

За подетални информации контактираjте не на:

ГОРД Системи Сервиси
Тел: (02) 3163-419, Моб: 078 279206alt078 279206
Ф.Рузвелт 6/Гал 6, 1000 Скопје

Емаил: Оваа е-пошта е заштитена од spambots, треба да вклучите JavaScript за да ја видите

.